SIKLUS
PENGELUARAN
Pembelian
Fungsi yang
terkait dengan proses pembelian :
1.
Gudang/Bagian Lain
2.
Pembelian
3.
Penerimaan
4.
Hutang Dagang
5.
Kasir/Pembayaran
Gudang
Pembelian
terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang
karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat
melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian
(Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh
bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui,
jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke
bag. Pembelian.
Pembelian
Bagian
pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk
dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke
bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.
Bagian Penerimaan
Bag.
Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan
menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim
dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka
bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag.
Gudang untuk meminta persetujuannya.
Bagian Hutang Dagang
Bagian
Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan
dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian
Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam
jurnal dan buku besar.
Bagian Kasir
Setelah
menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag.
Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.
Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE
1.
Pengumpulan data
Sama
seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di
ubah menjadi machine readable form.
Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR
dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap
bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara
on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR
jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.
Untuk
bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan
unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya
memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat
beberapa perubahan yang perlu.
Untuk
bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no.
PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file
Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur.
Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat
beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.
2.
Pemrosesan awal data
Semua
data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit
untuk kemudian di validasi.
3.
Pemrosesan lanjut
Jika
semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka
bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO.
Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang,
disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu.
4.
Update data
Dalam
pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan
kedalam suatu file transaksi.
Untuk
dok. PR, PR yang telah disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data
pada field “barang sedang dipesan”).
Untuk
Laporan Penerimaan di update ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok),
dan file inventori (untuk menambahkan jumlah persediaan).
Sumber : rooswhan.staff.gunadarma.ac.id
Tidak ada komentar:
Posting Komentar