SIKLUS
PENDAPATAN
Penjualan
Bagian yang terkait dengan adanya penjualan :
1.
Bag. Penjualan
2.
Bag. Kredit
3.
Bag. Gudang
4.
Bag. Pengiriman
5.
Bag. Penagihan
6.
Bag. Piutang dan Buku Besar
Bagian Penjualan
Bagian
pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bag. Penjualan
mengisi Dokumen order penjualan (SO) untuk memungkinkan bag. Gudang dan bag.
Pengiriman untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.
Bagian Kredit
Bagian
Kredit bertanggung jawab untuk mengecek apakah customer yang bersangkutan masih
layak untuk diberikan fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung
pada bag. Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh bagian tersebut.
Setelah SO disahkan baru kemudian bag. Penjualan mendistribusikan
tembusan-tembusan SO ke berbagai departemen.
Bagian Gudang
Setelah
kredit disetujui, bag. Penjualan mengirimkan tembusan SO ke bagian gudang
(biasa disebut Order Pengiriman) untuk mengeluarkan barang dari gudang.
Selanjutnya bag. Gudang menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera pada
Order Pengiriman ke bag. Pengiriman untuk segera dikirimkan.
Bagian pengiriman
Bagian
Pengiriman juga menerima tembusan SO dari bag. Penjualan (biasa disebut Packing
Slip) sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian
gudang kepada pelanggan. Setelah barang dikirim bag. Pengiriman membuat nota
pengiriman yang diberikan kepada bag. Penagihan. Nota pengiriman tersebut
antara lain berisi biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl
pengiriman.
Bagian Penagihan
Bagian Penagihan
menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur.
Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan Nota
Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian
membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat
faktur yang sesuai.
Bagian piutang dan Buku Besar
Bagian ini
mencatat transaksi penjualan yang terjadi berdasarkan dokumen yang diterima
(tembusan faktur penjualan). Bagian piutang mencatat kedalam file pelanggan
untuk menambahkan saldo kredit pelanggan dan kemudian membukukannya kedalam
Buku Besar sebagai dasar untuk membuat laporan.
Jenis Sistem Order Penjualan
1.
Sistem Pra-Penagihan Lengkap
Dalam
sistem ini faktur dan nota pengiriman (Packing Slip) dibuat secara bersamaan
dan data yang dibutuhkan untuk membuat faktur telah diisi lengkap (termasuk
biaya pengiriman, pajak, dll). Jadi dalam sistem ini kita sudah harus
mengetahui berapa biaya pengiriman dan pajak yang dibebankan kepada total
penjualan.
2.
Sistem Pra-Penagihan Tidak Lengkap
Ada
sistem ini Faktur dan nota Pengiriman dibuat secara bersamaan, tapi data yang
ada pada faktur belum diisi lengkap sampai diterimanya nota pengiriman dari
bagian pengiriman. Setelah nota pengiriman datang, bag. Penagihan kemudian
mengisi secara lengkap data yang ada dalam faktur untuk kemudian dikirimkan ke
pelanggan.
3.
Sistem Pengorderan dan Penagihan Terpisah
Dalam
sistem ini faktur dan order pengiriman dibuat secara terpisah, dimana faktur
dibuat oleh bag. Penagihan dan order pengiriman dibuat oleh bag. Pengiriman.
Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan
A.
Pengumpulan data
Semua
data yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi machine readable form. Data
order penjualan dimasukkan kedalam komputer dengan sistem batch atau on-line
processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang lebih canggih, seorang
pelanggan dilayani oleh seorang petugas yang secara langsung mengisi form
pemesanan (SO) pada sebuah on-line terminal.
B.
Pemrosesan awal data
Pada
proses awal ini semua data yang dipisah kedalam batch dijadikan satu dan
disortir menurut urutan tertentu untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu
di proses lebih lanjut.
C.
Pemrosesan lanjutan
Jika
SO sudah masuk kedalam sistem, sistem kemudian menarik data dari file konsumen
untuk melengkapi data yang diperlukan. (tinggal enter kode barang dan kode
konsumen).
Pada
file konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut layak untuk mendapatkan
kredit atau tidak, dan pada file inventori juga dapat terlihat apakah barang yang
dipesan masih ada atau tidak.
Setelah
semua lengkap diisi maka komputer akan langsung mencetak faktur beserta
tembusannya.
Bisa
juga secara on-line tembusan tersebut dapat dikirimkan ke bagian yang lain.
D.
Update file yang bersangkutan
File
yang di update biasanya adalah file pelanggan, file inventory dan file piutang
dagang.
Pada
file pelanggan, jumlah tagihan ditambahkan pada saldo kreditnya. Pada file
Inventory, jumlah persediaan dikurangi dengan jumlah barang yang terjual,
sehinggan dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada file piutang
dagang, update ini digunakan untuk menambah saldo piutang yang menjadi hak
perusahaan. Update pada file piutang biasa disebut posting.
E.
Tahap Pelaporan
Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat
dihasilkan setiap saat sebagai hasil sampingan dari pemrosesan order penjualan.
PIUTANG
Fungsi terkait :
1.
Penerimaan
kas
2.
Penagihan
3.
Piutang
Dagang dan Buku Besar
4.
Kredit
Penerimaan
kas
Bagian penerimaan kas menerima
cek pembayaran bersama dengan nota pengiriman uang. Sebelum cek tersebut
diuangkan, slip nota pengiriman uang dikirimkan oleh bag. Penerimaan kas ke
bag. Piutang dagang untuk dibukukan.
Penagihan
Berdasarkan nota pengiriman uang,
bag. Penagihan menutup faktur yang telah dibayar dan jika terdapat retur
penjualan maupun potongan penjualan, maka bagian ini menerbitkan memo kredit yang akan dikirimkan kepada
bagian piutang untuk mengurangi piutang pelanggan.
Piutang
Dagang
Dalam proses piutang, bagian ini
mencatat/membukukan pembayaran piutang yang dilakukan pelanggan kedalam jurnal
dan buku besar (termasuk buku besar pembantu).
Kredit
Fungsi bagian ini dalam sistem
aplikasi piutang mencakup pengesahan pengembalian dan potongan penjualan dan
penyesuaian lain terhadap rekening pelanggan. Termasuk juga analisa saldo umur
piutang untuk memastikan kelayakkan piutang dan membuat memo penghapusan
piutang.
Penyesuaian Sistem Aplikasi
Piutang
1.
Pengembalian
dan potongan penjualan
Pengembalian timbul jika terdapat
ketidak sesuaian anatara permintaan dengan barang yang dikirim sedangkan
potongan penjualan terjadi jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan
namun tidak dikembalikan kepada penjual, sehingga dilakukan potongan dari harga
resminya.
Untuk mencatat kedua transaksi
tersebut, oleh bagian penagihan dibuat memo kredit untuk kemudian diberikan
kepada bagian kredit untuk disahkan.
2.
Penghapusan
piutang
Hal ini terjadi jika bagian
kredit menemukan adanya kemungkinan umur piutang yang terlalu lama atau adanya
kemungkinan tidak tertagihnya piutang.
Kegiatan ini dimulai dari bagian
kredit yang menerbitkan surat penghapusan piutang dan disahkan oleh bendahara,
kemudian bagian piutang menghapus piutan tersebut. Selain pihak terkait di
atas, memo penghapusan juga harus diberikan kepada pihak independen (untuk
menjaga proses pengendalian) dimana pihak independen tersebut akan melaporkan penghapusan
piutang tersebut kepada pelanggan untuk meyakinkan bahwa piutang tersebut tidak
akan ditagih kembali.
Sumber : rooswhan.staff.gunadarma.ac.id
Tidak ada komentar:
Posting Komentar