SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Perbarui File Induk Penggajian 

•         Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

•         Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

•         Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.

•         Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

•         Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.

•         Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran

Prosedur:

•         Departemen penggajian bertanggungjawab validasi catatan waktu pegawai.

•         Bagi para pegawai pabrik, validasi melibatkan perbandingan jumlah waktu kerja dengan waktu yang digunakan pada setiap kerja.

•         The payroll clerk calculates batch totals and enters them along with the time data.

•         The batch totals are recalculated by the computer after subsequent processing steps.

•         Data transaksi penggajian dimasukkan melalui terminal online.

•         Edit checks are performed on each time and attendance record.

Mempersiapkan Penggajian

•         Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.

•         Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..

•         Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

•         Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.

•         Prosedur:

•         Pemrosesan penggajian dilakukan dalam departemen operasi komputer.

•         File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai.

•         File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai.

•         Semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih

•         Apakah jenis pemotongan penggajian?

•         Potongan pajak penghasilan

•         Potongan sukarela

•         Akhirnya, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.

Membayar Gaji 

Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.

•         Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

•         Prosedur :

•         Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan), daftar penggajian dikirim ke bagian hutang usaha untuk ditinjau dan disetujui.

•         Voucher pengeluaran kemudian dibuat.

•         Voucher pengeluaran dan penggajian kemudian dikirim ke kasir.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

•         Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung

•         Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.

•         Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

•         Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel.

•         Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain

•         Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

•         Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

•         Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini.

•         Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait.

Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur

•         Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :

1.      Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.

2.      Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.

3.      Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat

4.      Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.

5.      Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.

6.      Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.

7.      Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

•         Fungsi ketiga SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

•         Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut ini :

1        Kebutuhan pegawai di masa mendatang

2        Kinerja pegawai

3        Moral pegawai

4        Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian

•         Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian.

•         Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem manajemen SDM.

•         Informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem manajemen SDM / penggajian.

Siklus Produksi

Siklus produk

Siklus hidup produk

Siklus hidup produk (bahasa Inggris: Product life cycle) adalah siklus hidup suatu produk/ organisasi dengan tahapan-tahapan proses perjalanan hidupnya mulai dari peluncuran awal (soft launching), peluncuran resmi (grand launching), perubahan dari target awal, lalu mulai berjuang dan berkompetisi dengan produk-produk yang sejenis, hingga melewati persaingan dan kompetisi produk memiliki tingkat penerimaan/ penjualan/ distribusi yang luas dan tersebar.

Dalam konteks organisasi siklus hidup suatu organisasi menjadi organisasi yang dihargai dan memiliki kredibilitas yang tinggi.

Setelah mencapai puncaknya maka produk akan turun dengan alamiah. Perubahan citra produk/ organisasi lalu dilakukan untuk mendukung inovasi dan menghindari penurunan drastis akibat kejenuhan produk. Jangka waktu titik jenuh tidak saja ditentukan dari jenis produk tapi bisa dilihat menggunakan indikator seperti penjualan produk, komplain yang tidak tertangani, distribusi dll.

Untuk memperpanjang siklus hidup produk dapat dilakukan upaya-upaya seperti: mendidik pasar, beriklan, menjaganya dengan penjualan dsb. Ada juga istilah daur ulang siklus produk yang diterapkan untuk menarik proyek dari penurunan dengan memperbaiki atau dengan perubahan lainnya, seperti pengemasan ulang dan pemotongan harga.

Macam-macam siklus hidup dan produknya

Beberapa produk dirancang dengan siklus tertentu.

• Barang-barang mode (fashion) mungkin memiliki siklus selama lima bulan, tetapi mobil (dengan sedikit modifikasi) memiliki siklus sepuluh tahun. Dalam kasus kendaraan bermotor, penggantian model akan dirancang untuk mengganti model lama ketika penjualan menurun pada tingkat yang tidak diharapkan.
• Produk minuman seperti Guinness dan Coca-Cola memiliki siklus hidup yang tak terbatas.

Kejenuhan siklus hidup produk

• Kejenuhan eksternal: konsumen jenuh dan konsumen bosan karena produknya itu-itu saja.
• Kejenuhan internal: pegawai mulai dari top level hingga pegawai jenuh dan tidak memiliki kemauan/ kemampuan untuk berinovasi.

SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

SIKLUS PENGELUARAN

Pembelian

Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :

1.         Gudang/Bagian Lain

2.         Pembelian

3.         Penerimaan

4.         Hutang Dagang

5.         Kasir/Pembayaran

Gudang

Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.

Pembelian

Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.

Bagian Penerimaan

Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta  persetujuannya.

Bagian Hutang Dagang

Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.

Bagian Kasir

Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE

1.         Pengumpulan data

Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.

Untuk bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang perlu.

Untuk bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.

2.         Pemrosesan awal data

Semua data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi.

3.         Pemrosesan lanjut

Jika semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu.

4.         Update data

Dalam pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file transaksi.

Untuk dok. PR, PR yang telah disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data pada field “barang sedang dipesan”).

Untuk Laporan Penerimaan di update ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok), dan file inventori (untuk menambahkan jumlah persediaan).

Sumber : rooswhan.staff.gunadarma.ac.id

 

Siklus Pendapat : Penjualan Dan Penagihan Kas

SIKLUS PENDAPATAN

Penjualan

Bagian yang terkait dengan adanya penjualan :

1.      Bag. Penjualan

2.      Bag. Kredit

3.      Bag. Gudang

4.      Bag. Pengiriman

5.      Bag. Penagihan

6.      Bag. Piutang dan Buku Besar

Bagian Penjualan

Bagian pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bag. Penjualan mengisi Dokumen order penjualan (SO) untuk memungkinkan bag. Gudang dan bag. Pengiriman untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.

Bagian Kredit

Bagian Kredit bertanggung jawab untuk mengecek apakah customer yang bersangkutan masih layak untuk diberikan fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung pada bag. Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh bagian tersebut. Setelah SO disahkan baru kemudian bag. Penjualan mendistribusikan tembusan-tembusan SO ke berbagai departemen.

Bagian Gudang

Setelah kredit disetujui, bag. Penjualan mengirimkan tembusan SO ke bagian gudang (biasa disebut Order Pengiriman) untuk mengeluarkan barang dari gudang. Selanjutnya bag. Gudang menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera pada Order Pengiriman ke bag. Pengiriman untuk segera dikirimkan.

Bagian pengiriman

Bagian Pengiriman juga menerima tembusan SO dari bag. Penjualan (biasa disebut Packing Slip) sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian gudang kepada pelanggan. Setelah barang dikirim bag. Pengiriman membuat nota pengiriman yang diberikan kepada bag. Penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain berisi biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl pengiriman.

Bagian Penagihan

Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan Nota Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai.

Bagian piutang dan Buku Besar

Bagian ini mencatat transaksi penjualan yang terjadi berdasarkan dokumen yang diterima (tembusan faktur penjualan). Bagian piutang mencatat kedalam file pelanggan untuk menambahkan saldo kredit pelanggan dan kemudian membukukannya kedalam Buku Besar sebagai dasar untuk membuat laporan.

Jenis Sistem Order Penjualan

1.      Sistem Pra-Penagihan Lengkap

Dalam sistem ini faktur dan nota pengiriman (Packing Slip) dibuat secara bersamaan dan data yang dibutuhkan untuk membuat faktur telah diisi lengkap (termasuk biaya pengiriman, pajak, dll). Jadi dalam sistem ini kita sudah harus mengetahui berapa biaya pengiriman dan pajak yang dibebankan kepada total penjualan.

2.      Sistem Pra-Penagihan Tidak Lengkap

Ada sistem ini Faktur dan nota Pengiriman dibuat secara bersamaan, tapi data yang ada pada faktur belum diisi lengkap sampai diterimanya nota pengiriman dari bagian pengiriman. Setelah nota pengiriman datang, bag. Penagihan kemudian mengisi secara lengkap data yang ada dalam faktur untuk kemudian dikirimkan ke pelanggan.

3.      Sistem Pengorderan dan Penagihan Terpisah

Dalam sistem ini faktur dan order pengiriman dibuat secara terpisah, dimana faktur dibuat oleh bag. Penagihan dan order pengiriman dibuat oleh bag. Pengiriman.

Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan

A.    Pengumpulan data

Semua data yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi machine readable form.  Data order penjualan dimasukkan kedalam komputer dengan sistem batch atau on-line processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang lebih canggih, seorang pelanggan dilayani oleh seorang petugas yang secara langsung mengisi form pemesanan (SO) pada sebuah on-line terminal.

B.     Pemrosesan awal data

Pada proses awal ini semua data yang dipisah kedalam batch dijadikan satu dan disortir menurut urutan tertentu untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di proses lebih lanjut.

C.     Pemrosesan lanjutan

Jika SO sudah masuk kedalam sistem, sistem kemudian menarik data dari file konsumen untuk melengkapi data yang diperlukan. (tinggal enter kode barang dan kode konsumen).

Pada file konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut layak untuk mendapatkan kredit atau tidak, dan pada file inventori juga dapat terlihat apakah barang yang dipesan masih ada atau tidak.

Setelah semua lengkap diisi maka komputer akan langsung mencetak faktur beserta tembusannya.

Bisa juga secara on-line tembusan tersebut dapat dikirimkan ke bagian yang lain.

D.    Update file yang bersangkutan

File yang di update biasanya adalah file pelanggan, file inventory dan file piutang dagang.

Pada file pelanggan, jumlah tagihan ditambahkan pada saldo kreditnya. Pada file Inventory, jumlah persediaan dikurangi dengan jumlah barang yang terjual, sehinggan dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada file piutang dagang, update ini digunakan untuk menambah saldo piutang yang menjadi hak perusahaan. Update pada file piutang biasa disebut posting.

E.     Tahap Pelaporan

Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat dihasilkan setiap saat sebagai hasil sampingan dari pemrosesan order penjualan.

PIUTANG

Fungsi terkait :

1.         Penerimaan kas

2.         Penagihan

3.         Piutang Dagang dan Buku Besar

4.         Kredit

Penerimaan kas

Bagian penerimaan kas menerima cek pembayaran bersama dengan nota pengiriman uang. Sebelum cek tersebut diuangkan, slip nota pengiriman uang dikirimkan oleh bag. Penerimaan kas ke bag. Piutang dagang untuk dibukukan.

Penagihan

Berdasarkan nota pengiriman uang, bag. Penagihan menutup faktur yang telah dibayar dan jika terdapat retur penjualan maupun potongan penjualan, maka bagian ini menerbitkan memo kredit yang akan dikirimkan kepada bagian piutang untuk mengurangi piutang pelanggan.

Piutang Dagang

Dalam proses piutang, bagian ini mencatat/membukukan pembayaran piutang yang dilakukan pelanggan kedalam jurnal dan buku besar (termasuk buku besar pembantu).

Kredit

Fungsi bagian ini dalam sistem aplikasi piutang mencakup pengesahan pengembalian dan potongan penjualan dan penyesuaian lain terhadap rekening pelanggan. Termasuk juga analisa saldo umur piutang untuk memastikan kelayakkan piutang dan membuat memo penghapusan piutang.

Penyesuaian Sistem Aplikasi Piutang

1.         Pengembalian dan potongan penjualan

Pengembalian timbul jika terdapat ketidak sesuaian anatara permintaan dengan barang yang dikirim sedangkan potongan penjualan terjadi jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan namun tidak dikembalikan kepada penjual, sehingga dilakukan potongan dari harga resminya.

Untuk mencatat kedua transaksi tersebut, oleh bagian penagihan dibuat memo kredit untuk kemudian diberikan kepada bagian kredit untuk disahkan.

2.         Penghapusan piutang

Hal ini terjadi jika bagian kredit menemukan adanya kemungkinan umur piutang yang terlalu lama atau adanya kemungkinan tidak tertagihnya piutang.

Kegiatan ini dimulai dari bagian kredit yang menerbitkan surat penghapusan piutang dan disahkan oleh bendahara, kemudian bagian piutang menghapus piutan tersebut. Selain pihak terkait di atas, memo penghapusan juga harus diberikan kepada pihak independen (untuk menjaga proses pengendalian) dimana pihak independen tersebut akan melaporkan penghapusan piutang tersebut kepada pelanggan untuk meyakinkan bahwa piutang tersebut tidak akan ditagih kembali.

Sumber : rooswhan.staff.gunadarma.ac.id